Kanban-Board: Einfach, praktisch, gut

Für alle, die agil oder lean arbeiten, gehört das Kanban-Board zum Leben wie essen, trinken und schlafen. Es ist das Basistool der Arbeitsorganisation in agilen Projekten. Umso überraschter bin ich, dass viele Menschen in meinem Umfeld und unter meinen Kund:innen noch nie etwas von einem Kanban-Board gehört hatten. Deswegen möchte ich hier für diesen »Zauberstab« des Projektmanagements werben!

Mit dem Kanban-Board machen Sie Ihre aktuellen Aufgaben und den Workflow sichtbar. Sie schaffen Transparenz und der unüberschaubare Aufgabenberg wird bearbeitbar. Sie werden sich auf die Themen mit der höchsten Priorität konzentrieren und diese Aufgaben schneller abschließen. Und das beste: Ein Kanban-Board kostet nichts. Niemand kann Sie daran hindern, schon heute damit zu starten! Sie brauchen nicht mehr als einen Stift, ein großes Blatt Papier und einige Post-it-Zettel. Verabschieden Sie sich gleich jetzt von der klassichen To-Do-Liste mit diesen Schritten:

  • Unterteilen Sie Ihr Papier, Ihr Whiteboard oder Ihre Pinwand in drei vertikale Spalten.
  • Betiteln Sie die linke Spalte mit »To Do«, die mittlere mit »Doing«, die rechte mit »Done«.
  • Schreiben Sie jede Aufgabe Ihrer To-Do-Liste auf einen Zettel und kleben ihn in die linke Spalte.
  • Sortieren Sie die Zettel nach der Wichtigkeit. Die wichtigste Aufgabe steht zuoberst.
  • Beginnen Sie mit der obersten (=wichtigsten) Aufgabe und ziehen Sie in die mittlere Spalte.
  • Arbeiten Sie nun konzentriert an dieser – und nur dieser – Aufgabe, bis sie beendet ist.
  • Nun verschieben Sie den Zettel in die rechte Spalte »Done«, trinken einen Kaffee und nehmen anschließend die oberste Aufgabe aus der linken Spalte und ziehen sie in die Mitte…
  • Natürlich ist es nicht realistisch, sich ausschließlich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Wir werden immer mehrere Dinge parallel tun und somit mehrere Zettel in die mittlere Spalte ziehen müssen.
  • Doch Kanban kanalisiert Multitasking: In der mittleren Spalte ist nur eine begrenzte Anzahl Zettel erlaubt, z.B. drei. Diese Restriktion sorgt dafür, dass Sie nicht zu viel gleichzeitig anfangen und sich auf breiter Front verzetteln.
  • Falls Sie es lieber digital mögen, starten Sie mit einer kostenlosen App wie z.B. Trello.

Kanban-Boards lassen sich erweitern. Ich arbeite z.B. mit fünf Spalten, indem ich links eine Spalte »Aufgaben-Eingang« und vor »Done« eine Spalte »Waiting for other« einfüge. Mit Zetteln in unterschiedlichen Farben lassen sich zudem unterschiedliche Zuständigkeiten oder Themenbereiche hervorheben.

Einen guten Einführungsartikel gibt’s auch auf Karrierebibel, 27.11.2020: Kanban-Board. So einfach funktioniert’s

Bildnachweis: Andrej Popov on AdobeStock